Büro Lechthaler

Für die Lohnverrechnung der Kund:innen ist die Zeiterfassung der Mitarbeitenden ein zentraler und rechtlich erforderlicher Punkt. Die von Büro Lechthaler verwendete Buchhaltungssoftware bietet zwar ein Zeiterfassungstool an, welches jedoch viele nicht benötigte Funktionen hat, teuer ist und zudem nur auf Italienisch verfügbar ist. Kund:innen übermitteln ihre Zeiterfassungen daher in Stundenlisten auf Papier, Excel-Tabellen, PDF-Dokumenten oder einer Mischung davon, welche von der zuständigen Buchhaltung dann manuell ins Buchhaltungssystem eingegeben werden müssen. Fehlende Validierungen führen zu mühsamen Nachfragen, Mehraufwand und Verzögerungen in der Lohnverrechnung.

Unser erster Lösungsansatz war es, eine Middleware zu bauen, welche Dokumente mit Hilfe von KI ins richtige Format umwandelt und in die Buchhaltungssoftware importiert. Aufgrund der Vielzahl an Ursprungs-Formaten und wegen technischer Einschränkungen der Schnittstelle entschieden wir uns für einen anderen Weg: Wir haben eine individuelle, dreisprachige Softwarelösung gebaut, auf der Kund:innen ihre Zeit direkt eingeben können.

Überstunden werden automatisch berechnet und Abwesenheiten anhand gesetzlicher Richtlinien kategorisiert. Die zuständige Lohnbuchhaltung kann die Stundenlisten direkt in der App prüfen und gegebenenfalls bearbeiten. Danach wird die Zeiterfassung im richtigen Format exportiert und muss im Buchhaltungssystem nur noch importiert werden. Aktuell laufen hier die ersten Tests mit Endkund:innen und anhand des Feedbacks wird diese Lösung in den nächsten Monaten weiterentwickelt werden.

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