Schullin

Digitale Auftragsverwaltung in der Uhrenwerkstatt

Auf einen Blick

Kunde: Schullin Wien GmbH
Branche: Handwerk; Handel
Kategorie: Custom Software; Automatisierung

Die Schullin Wien GmbH ist ein traditionsreiches Familienunternehmen mit Sitz im Wiener Looshaus. Das Uhren- und Schmuck-Atelier ist offizieller Rolex-Fachhändler und betreibt eine Uhrenwerkstatt, für welche wir eine individuelle Softwarelösung zur Auftragsverwaltung gebaut haben. Durch die Digitalisierung des Prozesses – angepasst an die tatsächlichen Abläufe – können Aufträge nun im Verkaufsraum erstellt werden, Kund:innen bekommen einen digitalen Kostenvoranschlag und werden automatisch benachrichtigt, sobald die Uhr abgeholt werden kann. Klare Übersicht für das Team, effiziente Kommunikation mit den Kund:innen.

Ausgangslage & Herausforderungen

Starres System und Zettelwirtschaft

Schullin arbeitete schon mit einer Software zur Verwaltung des Reparaturprozesses, die jedoch den eigentlichen Prozess nicht genau abbildete und auch nicht mehr weiterentwickelt wurde. Zudem mussten Kostenvoranschläge noch manuell gemacht werden und es gab kein digitales System für die Kommunikation zwischen Verkauf und Werkstatt. Auch die Kommunikation mit Kund:innen lief großteils über E-Mail und Telefon. Die große Herausforderung bestand darin, ein Tool zu bauen, das den realen Prozess abbildet und spürbare Entlastung für die Mitarbeitenden bietet.

Software, die den Prozess nicht abbildet
Kostenvoranschläge von Hand
Kommunikation über E-Mail und Telefon

Projektablauf & Lösung

Der reale Prozess – digitalisiert und automatisiert

Nach einer Analyse der tatsächlichen Abläufe im Unternehmen haben wir den Prozess in eine individuelle Softwarelösung implementiert: Aufträge werden jetzt im Geschäft über ein iPad aufgenommen und dann an die Werkstatt übertragen. Nach einer Prüfung bekommen Kund:innen den Kostenvoranschlag per E-Mail und/oder SMS zugeschickt und können ihn direkt annehmen oder ablehnen, inklusive der Auswahl optionaler Positionen. Nach der Reparatur bekommen sie automatisch Bescheid, dass sie ihre Uhr abholen können.

Zusätzlich wurde auf Anforderung von Rolex auch eine Wartelisten-Funktion in die Softwarelösung implementiert.

~~Vorher: Software, die den Prozess nicht abbildet~~ Jetzt: Lösung für den realen Ablauf
~~Vorher: Kostenvoranschläge von Hand~~ Jetzt: Digitaler Kostenvoranschlag per E-Mail oder SMS
~~Vorher: Kommunikation über E-Mail und Telefon~~ Jetzt: Automatische Nachricht zur Abholung

Prozess digitalisieren?

Läuft bei dir noch etwas über Papier, Excel oder E-Mail? Wir zeigen dir, wie es digital aussehen kann.

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Was ist Custom Software?

Custom Software beschreibt Softwarelösungen, die individuell für ein Unternehmen oder einen bestimmten Prozess entwickelt werden. Im Gegensatz dazu steht Standardsoftware, die für den Massenmarkt entwickelt wird.

Technologien

Die verwendeten Technologien

Postmark für E-Mail-Benachrichtigungen
FirmenSMS.at für den SMS-Versand
Ruby (Programmiersprache) und Ruby on Rails (Framework)
Hosting durch stiege10 bei Hetzner

Witold Urbanski Leiter Stabstelle Programme/Prozesse/IT, nöGIG Service GmbH

„Vom gemeinsamen lösungsorientierten entwickeln von Konzepten, über schlaue User-Journeys, funktionale und schöne UX-Designs, bis hin zur perfekten Umsetzung von Front- und Backend. Und das alles right in time und völlig unkompliziert.“
Natascha Szakusits CEO, Agentur wundermild

„Wir arbeiten bereits seit einigen Jahren mit stiege10 zusammen. Sie sind immer verlässlich, kreativ und übertreffen regelmäßig unsere Erwartungen. Ein wertvoller Partner, den wir sehr schätzen!“